Gantt chart เป็นเครื่องมือที่มีความสำคัญอย่างใกล้ชิดต่อการบริหารโครงการ IT และมีบทบาทที่สำคัญในการวางแผน จัดการ และควบคุมโครงการ นี่คือเหตุผลที่ Gantt chart เป็นที่นิยมในการใช้ในโครงการ IT:
- การวางแผนและเวลาทำงาน: Gantt chart ช่วยให้ทีมโครงการได้ทำความเข้าใจถึงขั้นตอนและกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องทำในโครงการ และทำให้เห็นภาพรวมของระยะเวลาที่คาดการณ์ว่าจะใช้ในการดำเนินการทั้งหมด โดยช่วยลดความสับสนในการทำงานและช่วยให้ทีมสามารถตัดสินใจและปรับแผนการทำงานได้ถูกต้องตามสถานะของโครงการ
- การจัดทำแผนที่เกิด: Gantt chart ช่วยให้ทีมโครงการสามารถแบ่งกิจกรรมออกเป็นขั้นตอนที่มีการเกิดขึ้นในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน ทำให้ทราบได้ว่ากิจกรรมที่ต้องทำในโครงการครั้งใดจะกระทำอย่างไรและต้องมีเวลาที่พอเหมาะ ทำให้สามารถวางแผนการในขั้นตอนที่เหมาะสมและลดการซ้อนทับของกิจกรรม
- การบริหารสถานะ: โครงการ IT มักมีขั้นตอนที่ซับซ้อนและกิจกรรมหลายอย่างที่ต้องเกิดขึ้นพร้อมกัน ดังนั้น Gantt chart ช่วยให้ทีมโครงการสามารถตรวจสอบสถานะของแต่ละกิจกรรมและเหตุการณ์ของโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ในขณะนั้น ช่วยให้สามารถตอบสนองต่อสถานการณ์และปรับแผนในกรณีที่เกิดการเปลี่ยนแปลง
- การเรียนรู้และการเสริมสร้างความรับผิดชอบ: Gantt chart ช่วยเสริมสร้างความรับผิดชอบในทีมโครงการ โดยทำให้สมาชิกทีมทราบเจตนาและสิ่งที่ต้องทำในระหว่างการทำงาน นอกจากนี้ยังช่วยในการเรียนรู้จากประสบการณ์ในโครงการเพื่อนำไปปรับปรุงในโครงการอื่นๆ ในอนาคต
- การวางแผนทรัพยากร: Gantt chart ช่วยให้ทีมโครงการสามารถวางแผนทรัพยากรที่จำเป็นในแต่ละขั้นตอนของโครงการ เช่น งบประมาณ บุคลากร และเวลาในการดำเนินการ เพื่อให้โครงการเสร็จสิ้นในระยะเวลาที่กำหนดและในขอบเขตที่กำหนดไว้
การใช้ Gantt chart จริงๆ แล้วขึ้นอยู่กับความซับซ้อนและขนาดของโครงการ IT การใช้ Gantt chart จะช่วยให้ทีมโครงการมีการวางแผนที่ดี สามารถบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ อีกทั้งยังช่วยเพิ่มความโปร่งใสและความร่วมมือในทีมโครงการ ทำให้โครงการดำเนินการอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จในสิ่งที่ทำ